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電話代行を利用する上で注意すべきポイント

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不在時でも大事な電話を逃さない電話代行。
会社の「顔」でもある電話応対は、その対応一つで会社の信用を左右すると言っても過言ではありません。
今回は、そんな電話代行を利用する上で注意すべきポイントをご紹介します。

電話代行とは

電話代行とは、かかってきた電話を代行サービス会社へ転送し、社員に代わってオペレーターが応対するサービスです。一般的に、不在時や商談中などに会社の事務員の代わりとして応対する「電話代行」「電話秘書」と呼ばれるサービスと、商品やサービスの問い合わせ窓口、お客様相談窓口として応対する「通販受注代行」「コールセンター代行」と呼ばれるサービスの2種類があり、どちらも取引先やお客様からの用件は電話、メール、FAXなどでリアルタイムに受け取ることができます。電話代行は会社設立して間もない企業はもちろん、個人事業主から上場企業まで様々な業種で活用されています。

電話代行のメリット

1.信頼感、安心感の向上

不在時にかかってきた電話は、携帯電話に転送したり、留守番電話で対応するという選択肢もありますが、会社や店舗にかけたはずの電話に街の騒音の中で出てしまうとかけてきた人にかえって不信感を与えてしまうことにもなりかねません。電話代行なら静かなオフィスでオペレーターがきちんとした対応をしてくれるので信頼感、安心感の向上につながります。

2.ビジネスチャンスを逃さない

電話対応一つで会社のイメージが決まることがあります。いつ電話しても不在がちだったり電話がなかなかつながらないようでは目の前のビジネスチャンスをみすみす逃すことにもなりかねません。

3.コストを削減できる

電話代行の費用は1ヶ月10,000円前後が相場。従業員一人分の人件費と比較すれば答えは明白です。

4.事業に専念できる

会社設立して間もない多くの起業家にとってあらゆる業務を同時にこなすことが要求されるため、電話対応に時間を割くことが難しいのが現状です。電話対応を電話代行に任せることで本来の事業に専念でき、生産性も向上します。

5.ECサイトの受注窓口にも

電話代行事業者によってはECサイトの受注やサポートも代行してくれる会社があります。

6.必要に応じて使い分けられる

土日のみ、深夜のみといった電話代行が必要となる場面に応じて臨機応変に使い分けることができます。

7.すぐに利用開始できる

電話代行は通常1-2日でサービスが開始できるため、急に人手が必要となった場合でも迅速に対応できます。

8.短期間の利用も可能

社員研修など一時的な利用にも最適です。

電話代行のデメリット

1.決まりきった対応になることも

電話代行のオペレーターは一人で多くの会社の電話に対応しなければならないため、電話応対がある程度決まりきった対応になってしまうことは避けられません。

2.用件に即答できない

電話代行は基本的に用件を契約者に伝えるのが主な業務なので、商品やサービスに関する質問などを個別に返答することはできません。

3.専門知識の不足

専門知識が必要な業種の場合、用件の聞き取りが不十分になる場合もあります。

電話秘書の相場

電話秘書の基本料金は1ヶ月10,000円前後が相場。一般的に基本料金のほかに通話料もかかります。通話料の料金設定は会社により様々ですが、着信が多い企業の場合、基本料金が安くても通話料が高額になってしまうことがあります。1ヶ月にどのくらいの着信があるのか想定して料金プランを比較しておくと安心です。相場と比較して大幅に安い格安電話代行もありますが、料金はサービス内容やオペレーターの応対品質に直結するため安さだけで選ぶべきではありません。

おわりに

電話代行で一番大事なのは、貴社の「顔」としてきちんとした対応ができるかどうかです。「はい、もしもし。」と電話に出る電話代行もあれば、「ありがとうございます。株式会社○○でございます。」と貴社名で電話に出る電話代行もあります。また、事務的な折り返しの対応のみの電話代行もあれば、スケジュール予約なども代行してくれる電話代行もあります。電話代行の相場はもちろん、サービス内容やオペレーターの応対品質を比較することで、数ある電話代行の中からベストな会社が見つかるはずです。

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